Come gestire il tempo: le 10 migliori azioni da fare

come gestire il tempoHai mai avuto la sensazione di non aver mai abbastanza tempo per fare tutto ciò di cui hai bisogno o fare ciò che vorresti fare?

È tutta una questione saper gestire il tempo!

Il tempo vola sempre. Ciò rende il tempo una variabile che può essere difficile da controllare e monitorare.

E una volta che il tempo è scivolato via, non lo riavrai più.

Per una persona il tempo perso può significare molte cose:

  • denaro, se impieghi il tempo solo per guadagnare;
  • tempo libero, per fare ciò che ti piace e dedicarti a te stesso;
  • socialità, per dedicarti gli altri, i tuoi cari e i tuoi amici;
  • salute, per fare sport, attività ludiche e spirituali;
  • relax, per ridurre lo stress e ricaricarsi.

Già nel mio libro L’Altra Strada per il Successo 40 Strategie di Successo Etico nella vita e nel lavoro – saper gestire il tempo è stata presentata come una delle strategie di successo: puoi avere un assaggio leggendo l’articolo

>>> Come gestire bene il tuo tempo

Spesso ti guardi intorno e ti chiedi perché alcune persone riescano a fare tutto e sembrano avere più ore al giorno di te?

Due strade sono possibili: o lavorano più ore di te o usano le loro ore in modo più efficiente.

Dato che la prima strada non è una grande strategia a lungo termine (alla fine avrà un impatto sulle prestazioni e sul livello di stress che man mano si accumulerà), in questo articolo ci concentreremo sulla seconda: come saper gestire il tempo in modo efficace.

Le 10 migliori azioni per imparare a gestire il tempo

Ecco 10 azioni da fare per cominciare a gestire il tempo in maniera efficace.

Scegli quelle che più si adattano a te o che consideri facilmente padroneggiabili.

Potresti scoprire che ti fanno risparmiare tempo o ti aiutano a utilizzare il tempo che hai a disposizione per ottenere risultati migliori e centrare gli obiettivi che ti poni.

Crea una lista di cose da fare differenziandole

Per prima cosa, organizza le tue attività in un elenco principale che includa tutte le cose che devi fare ora e nel prossimo futuro.

Successivamente, utilizzalo per creare un elenco mensile di tutte le attività che decidi di completare entro il mese.

Dopo, usalo per redigere un elenco settimanale con le attività da svolgere questa settimana.

Da questo, crea un elenco giornaliero per tutto ciò che devi completare in giornata. Questo sistema ti aiuterà a tenere traccia delle tue priorità.

Una volta al mese, alla settimana e al giorno, consulta l’elenco corrispondente e aggiorna gli elenchi con nuove cose da fare.

Utilizza un programma elettronico “To Do” flessibile

Gestire un elenco come quello descritto sopra è difficile da fare con liste in Excel o programmi simili.

Ci sono invece alcuni tools flessibili per gestire il tempo efficacemente, da usare sul PC o Smartphone, che ti possono dare una grossa mano come:

  • Toodledo, che ti consente di creare la cartelle principale, mensile, settimanale e giornaliera insieme a tutte le altre che desideri aggiungere.
  • Microsoft To-Do, disponibile in anteprima come app per Windows 10, come sito web e come applicazione per smartphone AndroidiPhone; l’applicazione si comporta come un’agenda, semplice e veloce da usare, per creare, organizzare e tenere traccia di tutte le attività che si devono fare.
  • Kerika, anche per i team.

Allontanati dalla tecnologia

Sai a cosa mi riferisco. Le e-mail, i testi e i social che assorbono la tua attenzione e il tuo tempo. Quante volte hai cliccato per dare un rapido controllo alle e-mail solo per scoprire che hai subito perso mezz’ora (o più)?

Prendi l’abitudine di controllare questo tipo di cose solo una o due volte al giorno. Potrebbe volerci un po’ di tempo per abituarsi, ma rimarrai stupito nel momento in cui ti si libererà del tempo.

Stop alle attività multi-tasking

Quando svolgi più attività, in realtà stai spostando la tua attenzione tra le attività. Il risultato è che le cose possono richiedere il doppio del tempo per essere completate e probabilmente contengono molti più errori. Risparmia tempo facendo e terminando il “singolo compito”.

Raggruppa i tuoi compiti

Quando hai un lungo elenco di cose da fare, raggruppale per tipo di attività. Raccoglile e affrontale una dopo l’altra. Fai lo stesso per le tue attività finanziarie, le tue email e così via. Questo aiuta a mettere a fuoco il tuo cervello.

Prenditi una pausa regolare

Accetta che tutti noi abbiamo un limite alla nostra capacità di concentrare la nostra attenzione e i nostri sforzi su un compito particolare. Suddividi il tuo lavoro in blocchi da sessanta, novanta minuti o due ore massimo. Lavora duro per quel periodo, poi ricompensati con una breve pausa. Fai stretching, prendi un po’ d’aria fresca o bevi qualcosa; dopo tornerai al lavoro riposato e pronto.

Pianifica e dai le priorità all’inizio e alla fine di ogni giornata

Alla fine della giornata, dedica dieci minuti alla revisione del tuo elenco settimanale e decidi cosa fare domani. Prepara un piano d’azione che includa come organizzare il tuo lavoro. Al mattino, rivedi l’elenco e concentrati sulla produttività.

Stabilisci dei limiti di tempo per le attività

Imposta obiettivi di tempo realistici per quanto tempo richiederà il completamento di ciascuna attività. Pianifica i tuoi blocchi di lavoro in base a questi obiettivi. Motivati ​​a finire entro i limiti di tempo. Quindi ricompensati con una pausa quando lo fai.

Controlla la procrastinazione

La procrastinazione a volte prende il sopravvento anche su quelli che sanno gestire bene il tempo. Dedichiamo troppo tempo alle attività con priorità più bassa, evitando così quelle che devono davvero essere svolte.

Contrassegna gli elementi nell’elenco delle attività come attività di trasformazione (quelle che aggiungono un valore significativo) e attività di manutenzione (quelle che sottrarrebbero un valore significativo se non dovessero essere eseguite).

Se un’attività non rientra in nessuna delle categorie, spostala nel cestino. Ogni giorno, concentrati prima sui tuoi compiti di trasformazione, poi su quelli di manutenzione. Questo ti farà andare avanti.

Supera il perfezionismo

La necessità che tu sia perfetto può impedirti persino di iniziare un’attività, o farti lavorare su un progetto molto più a lungo del necessario, cercando di farlo bene.

È probabile che il tuo “80% dello standard” sia alla pari con lo standard al 100% di un non perfezionista. E la maggior parte di ciò che fai in termini di attività e comunicazione non deve essere perfetta al 100%.

Punta alla massima qualità solo dove è essenziale e accontentati di “abbastanza buono” per il resto.

Non sprecare un sacco di tempo, cercando di arrivare al tuo 100%, quando il tuo 80% è abbastanza buono.

La maggior parte di noi vuole essere più produttiva di quanto non sia. Si tratta principalmente di identificare i nostri comportamenti di auto-sabotaggio e di sostituirli con buone abitudini che ci fanno lavorare per raggiungere i nostri obiettivi.

Prova le azioni elencate sopra e potresti diventare una di quelle persone con più ore al giorno di chiunque altro.

Ti auguro una buona e organizzata giornata.

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